الفوضى الرقمية للموظفين تترك الشركات عُرضة للمخاطر

وتشتمل الفوضى الرقمية على الملفات والمستندات والبيانات التي يتم إنشاؤها في العمل دون أن يكون للشركة رؤية كاملة لها أو تحكم في طريقة تخزينها أو ضبط للوصول إليها. ويخّزن 72% من الموظفين مستندات في العمل تحتوي على بيانات شخصية أو حساسة، إذا انكشفت إلى الغير فإنها قد تتسبب للشركة في أضرار مالية أو تتعلق بالسمعة، وهي أضرار قد تلحق بالموظفين والعملاء.

وتُعدّ معالجة الفوضى الرقمية تحدياً يواجه الشركات، لكن أهم الخطوات اللازمة للتصدّي له تتمثل في معرفة المسؤول عنه. ويرى ثلاثة أرباع الموظفين (71%) أن قادة الأعمال أو فرق تقنية المعلومات أو فرق الأمن الرقمي، وحدهم، ينبغي أن يتولوا المسؤولية عن ضمان منح حقوق الوصول المناسبة إلى البريد الإلكتروني والملفات والمستندات. لكن المشكلة تكمن في وجود مجال للخطأ البشري بالرغم من أن فرق تقنية المعلومات والأمن قادرة على التحكّم في منح الموظفين إمكانية الوصول إلى الملفات والمجلدات أو منعهم منها. ويمكن للموظفين، سواء كان ذلك الخطأ بقصد أو من دون قصد، يمكن للموظفين إعطاء زملائهم في العمل، أو آخرين خارج العمل، إمكانية الوصول إلى بيانات الاعتماد الخاصة بهم أو تجاوز مسؤولي تقنية المعلومات بأدوات جديدة خاصة بتنسيق الأعمال. وينبغي للموظفين، في ظلّ عملهم على إنشاء مستندات متعددة والعمل المتزامن عليها مع زملائهم، تحمّل مسؤولية أفعالهم التي قد تتسبب في حدوث الفوضى الرقمية.

 كلفت كاسبرسكي لاب شركة "ون بول" المختصة بالأبحاث بإجراء مسح شمل 7,000 شخص بين ديسمبر 2018 ويناير 2019 موزعين بين المملكة المتحدة والولايات المتحدة وفرنسا وإسبانيا وألمانيا وإيطاليا والبرازيل والصين والمكسيك واليابان وماليزيا وجنوب إفريقيا وروسيا وتركيا، ممن يعملون في مكاتب ويستخدمون الحواسيب.

ووجد التقرير أن في حياة الموظفين المعيشية اليومية عادات قد ترتبط بإنشاء الفوضى الرقمية، كما أظهر أن غالبية الموظفين لديهم عادات متشابهة بين تنظيم ثلاجاتهم وتنظيم حياتهم الرقمية، إذ قال 88% ممن يرتبون ثلاجاتهم قبل الذهاب في عطلة، يفعلون الأمر نفسه في ملفات العمل.

وأكّد مكسيم فرولوف نائب الرئيس للمبيعات العالمية لدى كاسبرسكي لاب، أن على قادة الأعمال في ظلّ الارتفاع الكبير في أحجام البيانات، أن يلاحظوا الفوضى الرقمية ومخاطر الأمن المحتملة. وقال: "صحيح أنّ تنظيم الثلاجة في المنزل لن يضمن متانة الدفاعات القائمة في وجه الخروقات الأمنية في الشركات، ولكن تطبيق العقلية نفسها تجاه الفوضى الرقمية سيجعل الموظفين أكثر قدرة على درء التهديدات الإلكترونية. لذلك ينبغي توعية الموظفين بشأن أفضل الطرق لإدارة أصولهم الرقمية، وينبغي أن تكون هناك حماية بسيطة ولكنها فعالة، لا تضيف التعقيد إلى العمل بل تخفف منه".

وتنصح كاسبرسكي لاب الشركات بالنظر في الإجراءات التالية لتجنب الوقوع ضحية للفوضى الرقمية:

- تدريب الموظفين على المهارات العملية التي يحتاجونها في العمل اليومي، مثل الحلّ Kaspersky Automated Security Awareness Platform المتاح أيضاً باللغة العربية.

- تذكير الموظفين بانتظام بأهمية اتباع قواعد الأمن الإلكتروني حتى لا تتلاشى مهاراتهم في هذا المجال، وذلك بتعليق ملصقات تحمل النصائح في أرجاء المكتب.

- إنتاج نُسخ احتياطية من البيانات الأساسية لضمان سلامة معلومات الشركة، مع الحرص على تحديث الأجهزة التقنية وتطبيقاتها بانتظام لتجنّب الثغرات الأمنية التي لم تخضع لعمليات إصلاح.

- إيجاد حلّ مخصّص للشركات الصغيرة والمتوسطة يتسم بإمكانيات بسيطة للإدارة ومزايا حماية مثبتة، مثل Kaspersky Endpoint Security Cloud.